W poniższym artykule wskazane są najczęściej popełniane błędy podczas przygotowywania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji. Dzięki zapoznaniu się ze wszystkimi szczegółami znacznie łatwiej będzie właściwie przeprowadzić inwentaryzację, co też jednocześnie zwiększy wiarygodność zasobów majątkowych, a także pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji, które mogłyby się pojawić podczas kontroli zewnętrznych (np. przez RIO, czy kontrole resortowe).
Rozliczenie inwentaryzacji
Końcowym etapem prac inwentaryzacyjnych jest rozliczenie przez komisję inwentaryzacyjną powstałych niedoborów i nadwyżek w oparciu o zebrane materiały, m.in. pisemne wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie.
Skoro inwentaryzacja to zbiór czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu posiadanego majątku, co zrobić w przypadku zastania różnic w jego posiadaniu? Jeśli dany składnik majątku nie odnalazł się, mamy do czynienia z niedoborem, w sytuacji odwrotnej – podczas spisu znalazło się coś, czego miało nie być – mamy nadwyżkę.
Przygotowanie inwentaryzacji – harmonogram działań
Prawidłowe zaplanowanie prac inwentaryzacyjnych wymaga dokonania wcześniejszej analizy zadań, które należy wykonać, jak również określenia osób, które trzeba zaangażować. Odpowiednio przygotowany harmonogram zapewni skuteczność i optymalizację prowadzonych prac inwentaryzacyjnych.
Inwentaryzacja – procedury, regulaminy, dokumenty
Bardzo ważnym etapem w procesie inwentaryzacji jest odpowiednie przygotowanie organizacji do jej przeprowadzenia oraz zaplanowanie prac. W przypadku instytucji, czy firmy mówimy o stworzeniu i wdrożeniu odpowiednich procedur, regulaminów i innych dokumentów, które będę pomocne w prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji.
Z przeprowadzonych przez zespół specjalistów SmartMedia badań wynika, że odpowiednie przygotowanie organizacji do spisu pozwala ograniczyć czas przeznaczony na inwentaryzację nawet o 50%. Jakie czynności należy wykonać, aby nie zakłócić funkcjonowania organizacji?