Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

SONY DSC Spis z naturySONY DSC Spis z natury

Spis z natury

Spis z natury – Po prawidłowo przeprowadzonych działaniach przygotowawczych, prowadzenie spisu i inwentaryzacji opiera się na wykonaniu krok po kroku wszystkich czynności opisanych w dokumencie instrukcji inwentaryzacyjnej.

Spis z natury polega na spisywaniu bądź sczytywaniu kodów kolejnych składników majątku w poszczególnych polach spisowych wraz z dokonaniem ich pomiaru, gdy jest to  wymagane. Istotne jest, aby składniki zinwentaryzowane zostały z zastosowaniem prawidłowej jednostki miary. W celu wyeliminowania wątpliwości, warto by arkusze spisowe zawierały już odpowiednie jednostki miary. Program STOCK umożliwia przypisanie poszczególnym składnikom majątku jednostek miar. Możliwy jest również wydruk zestawienia przypisanych jednostek, co ogranicza ilość popełnianych błędów podczas spisu i skraca czas inwentaryzacji.

Spis z natury powinien być dokonywany z ograniczeniem ryzyka przeoczenia, bądź podwójnego spisania. Istnieje kilka sposobów minimalizacji tego ryzyka. Przy czym główną zasadą jest dokonywanie spisu w określonej kolejności z zachowaniem zasady od lewej do prawej strony i z dołu do góry. Ważne jest, aby wszystkie zespoły stosowały tę samą procedurę (ustaloną na szkoleniu). Jednolita technika pracy ułatwia również kontrolę jej przestrzegania.

Spis z natury – jakie problemy możemy napotkać?

Istotnym problemem podczas spisu z natury może być sposób szacowania niektórych składników majątku. Zasady ustalania ilości w drodze szacunku powinny zostać zapisane w instrukcji inwentaryzacyjnej na etapie przygotowywania dokumentacji. Zespoły spisowe powinny zostać poinstruowane o zasadach i metodzie szacowania podczas etapu przygotowania. Jeżeli wymaga tego specyfika składnika, powinno zostać ustalone dopuszczalne odchylenie od rzeczywistej ilości (norma), które nie stanowi różnicy inwentaryzacyjnej (tzw. błąd pomiaru). Zespoły spisowe nie mogą ustalać podczas spisu czy odchylenie mieści się w granicach błędu.

Jeżeli organizacja korzysta z oprogramowania do zarządzania majątkiem, a składniki znakowane są etykietami z kodem kreskowym, dużym ułatwieniem podczas spisu jest korzystanie z terminali mobilnych (takich jak kolektory danych czy miniskanery). Terminal umożliwia dostęp do informacji o wszystkich uwzględnionych w inwentaryzacji lokalizacjach, o składnikach jakie w danej lokalizacji powinny się znajdować oraz osobach za nie odpowiedzialnych. Podczas spisu kolektor wykrywa również automatycznie składniki, które zostały już wcześniej zinwentaryzowane, co niweluje błędy ponownego spisania.

Czas trwania spisu majątku trwałego jest zależny od wielkości organizacji oraz ilości posiadanych przez nią składników majątku. Inwentaryzacja uporządkowanego majątku, kiedy wszystkie składniki są poprawnie oklejone i przygotowane przez osoby odpowiedzialne, polega na odwiedzeniu kolejnych pól spisowych i dokonaniu spisu składników poprzez odczyt oznakowania, np. z etykiet z kodem kreskowym.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii w postaci oprogramowania do zarządzania majątkiem pozwala zaoszczędzić ponad 83% czasu poświęcanego na inwentaryzację w porównaniu do metody tradycyjnej z papierem i długopisem.

Podczas jednego dnia jeden zespół jest w stanie dokonać spisu nawet 900 składników przy użyciu czytników kodów. Dla porównania: podczas tradycyjnego spisu, aby spisać 900 składników, należy ręcznie wypełnić 45 arkuszy. To – realnie – może zająć osobom przeprowadzającym inwentaryzację 5 lub więcej dni roboczych. Ponadto, zamiast skupiać się na stanie majątku, osoby wykonujące inwentaryzację skupiają się np. na poprawności wpisów na arkuszach lub na sprawach tak prozaicznych, jak zorganizowanie miejsca do pracy.

Przeprowadzenie spisu można zlecić doświadczonym pracownikom SmartMedia. Outsourcing inwentaryzacji pozwala ograniczyć do minimum liczbę osób zaangażowanych w proces inwentaryzacji. Tak, by mogli bez zbędnych zakłóceń realizować swoje codzienne zadania. Więcej o outsourcingu już wkrótce.

Zaciekawił Cię temat inwentaryzacji środków trwałych? Czytaj więcej w tym wpisie!

Zapytaj o demo

Ewa Ziemann

PIRXON SA
Manager ds. marketingu