Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

Przygotowanie inwentaryzacjiPrzygotowanie inwentaryzacji

Przygotowanie inwentaryzacji – harmonogram działań

Przygotowanie inwentaryzacji – Prawidłowe zaplanowanie prac inwentaryzacyjnych  wymaga dokonania wcześniejszej analizy zadań, które należy wykonać, jak również określenia osób, które trzeba zaangażować. Odpowiednio przygotowany harmonogram zapewni skuteczność i optymalizację prowadzonych prac inwentaryzacyjnych.

Przygotowanie inwentaryzacji – Na etap przygotowawczy składają się:

  • Wydanie instrukcji
  • Wyznaczenia składników objętych spisem
  • Podjęcie przez kierownika zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji
  • Powołanie komisji i zespołów spisowych
  • Szkolenie
  • Zawiadomienie osób materialnie odpowiedzialnych
  • Przygotowanie arkuszy
  • Likwidacja składników zniszczonych
  • Przygotowania magazynów i dysponentów środków trwałych

Istotnym elementem poprzedzającym przejście do kolejnych etapów związanych ze spisem jest termin jego przeprowadzenia. Ustawa bowiem mówi, że spis środków trwałych należy przeprowadzić raz na cztery lata. Stosownie więc do art. 26 ustawy o rachunkowości, prace inwentaryzacyjne w większości organizacji mogą rozpocząć się już 1 października i potrwać do dnia 15 stycznia następnego roku.

Niezależnie od obligatoryjnych terminów sporządzania inwentaryzacji, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić także w następujących przypadkach: zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie, w sytuacji zdarzeń losowych (kradzież, pożar, powódź) oraz na wniosek właściwych organów (urząd skarbowy, urząd kontroli skarbowej, prokuratura, sąd).

Sam termin spisu z natury należy wybrać w taki sposób, aby umożliwił uzgodnienie wyników spisu z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników majątku obrotowego taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ zazwyczaj na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników majątku podlegających spisowi.

Przy wyborze daty spisu z natury należy mieć na względzie również inne czynniki, na przykład uwzględnić warunki pogodowe w przypadku zapasów przechowywanych na powietrzu, dla których dogodniejszym terminem przeprowadzenia spisu jest październik niż grudzień. Innym czynnikiem może być również sezonowość prowadzonej działalności.

Przygotowanie inwentaryzacji należy rozpocząć od przygotowania harmonogramu prac, który powinien zawierać szczegółowe informacje o terminach inwentaryzacji, metodach oraz osobach przeprowadzających. Harmonogram prac warto przygotować bez względu na wielkość organizacji, w której przeprowadzany będzie spis. Ustalony plan zapewni bowiem wysoką skuteczność inwentaryzacji oraz wykonanie jej w określonych terminach, a także umożliwi sporządzenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym ustawowo czasie. Podczas gdy w mniejszych organizacjach harmonogram inwentaryzacji powstaje zazwyczaj na okres jednego roku obrotowego, w dużych organizacjach plany inwentaryzacyjne mogą być tworzone na okres roku bądź nawet kilku lat.

Przygotowanie inwentaryzacji powinno również uwzględniać poinformowanie i przygotowanie osób odpowiedzialnych za majątek. W zależności od wielkości organizacji, może to być od jednej do kilkudziesięciu, a czasem nawet kilkuset osób. Bardzo ważne jest zatem odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację i tych biorących udział w spisie.

Podczas inwentaryzacji niezbędne będą następujące dokumenty:

  • zarządzenie kierownika organizacji o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
  • oświadczenia osób odpowiedzialnych o zgodności stanu ich majątku,
  • poinwentaryzacyjne arkusze spisu,
  • wykaz niedoborów,
  • wykaz nadwyżek,
  • podsumowanie różnic,
  • podsumowanie inwentaryzacji,
  • wnioski i protokoły z posiedzeń komisji inwentaryzacyjnej podczas rozliczania różnic.

Ponieważ każdy z uczestników procesu ma do spełnienia inną rolę, szkolenia powinny zapoznać uczestników zarówno z celem ogólnym inwentaryzacji, zasadami jej przeprowadzania i dokumentowania, jak i szczegółowymi zadaniami poszczególnych uczestników spisu.

W inwentaryzacji składników specyficznych i nietypowych wskazany jest udział specjalistów z danej dziedziny. To powinno przekładać się na decyzję o ostatecznym składzie zespołów spisowych. Podczas ustalania składu zespołów spisowych należy również zwrócić uwagę na fakt, że w ich skład nie powinny wchodzić osoby odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki lub też zajmujące się ich ujęciem księgowym. Zespoły spisowe powinny składać się z co najmniej 2-3 osób. Istotny jest także podział obowiązków w ramach samego zespołu.

Przygotowanie inwentaryzacji – co dalej?

Na członków zespołu dokonujących fizycznego ustalenia sprawności i kompletności składników powinni być wybierani pracownicy dysponujący szczegółową wiedzą na temat spisywanych składników.

Kolejną czynnością przygotowującą do spisu z natury i jednocześnie gwarantującą jej sprawne przeprowadzenie jest wyznaczenie pól spisowych, aby mogło działać w tym samym czasie kilka zespołów spisowych. Jeżeli to tylko możliwe, podziału na pola spisowe dokonuje się uznając za poszczególne rejony spisowe pojedyncze pomieszczenia, piętra, a także stoiska. Tak wyznaczonym polom spisowym nadaje się określone nazwy oraz numery, które ułatwiają ich przydzielenie danemu zespołowi spisowemu.

Pole spisowe można oznaczyć także kodem kreskowym, szczególnie w przypadku organizacji wykorzystujących rozwiązania informatyczne do ewidencji majątku trwałego, w wyniku czego przed wejściem do odpowiedniego pomieszczenia skanujemy kod kreskowy, dzięki czemu kolektor danych zapamięta miejsce odnalezienia danego składnika majątku.

Należy pamiętać, że zakres pól spisowych powinien zawsze pokrywać się z zakresem odpowiedzialności osoby, pod której opiekę powierzono składniki majątku stanowiące przedmiot spisu z natury.

Istotnym elementem planowania spisu jest odpowiednie przygotowanie posiadanego majątku. Wszystkie składniki majątku należy starannie uporządkować, w miarę możliwości zebrać jeden asortyment w jednym miejscu, drobne przedmioty zebrać w pojemniki, wyodrębnić składniki zniszczone i niepełno-wartościowe. Należy też sprawdzić, czy składniki majątku są czytelnie oznakowane, ponieważ zapewni to ich sprawną identyfikację podczas spisu i wyeliminuje błędy.

Już na etapie planowania należy pamiętać o przestrzeganiu zasad prowadzenia inwentaryzacji:

  • Uniwersalności – stosowanie przepisów prawa
  • Komisyjności- zaangażowanie dwóch lub trzech, by zwiększyć wiarygodność prowadzonych działań
  • Terminowości i częstotliwości – stosowania wymaganych w dokumentach terminów
  • Ekonomii – minimalizowania czasu trwania inwentaryzacji
  • Dokładności – ustalenia rzeczywistego stanu majątku tak, by przeprowadzona inwentaryzacja nie budziła wątpliwości
  • Ograniczonego zaufania – w stosunku do osób odpowiedzialnych materialnie
  • Kolejnych czynności – określająca kolejność czynności w ramach inwentaryzacji – optymalizuje czas na nią poświęcany
  • Zasady uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – podstawa rozliczenia danej osoby w trakcie spisu
  • Kompleksowości i kompletności – objęcia inwentaryzacją wszystkich składników objętych ewidencją bilansową oraz będących na stanie aktywów i pasywów

W celu trzymania się zasad, które mówią o optymalizacji czasu poświęcanego na inwentaryzację warto wspierać się w jej prowadzeniu narzędziami, które mogą ją przyspieszyć. Pisaliśmy już o nowoczesnych technologiach, które mogą wspierać ten proces, czyli o aplikacjach i sprzętach, które ułatwiają prowadzenie spisu, opartych na technologii kodów kreskowych. Więcej o takich rozwiązaniach można poczytać tu.

Zaciekawił Cię temat inwentaryzacji środków trwałych? Czytaj więcej w tym wpisie!

Zapytaj o demo

Ewa Ziemann

PIRXON SA
Manager ds. marketingu