Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

magazyn_inwentaryzacjamagazyn_inwentaryzacja

Outsourcing inwentaryzacji

Outsourcing inwentaryzacji – Zakłócenia w pracy, błędy, demotywacja i sporo zmarnowanego czasu – tak zazwyczaj wyglądają okresowe inwentaryzacje. Aby uniknąć tych problemów, organizacje coraz częściej decydują się powierzyć to zadanie specjalistom z zewnątrz.

Większość organizacji przeprowadza inwentaryzację swoimi wewnętrznymi siłami. Jeżeli jednak organizacja nie może pozwolić sobie na oddelegowanie pracowników do przeprowadzenia spisu lub nie posiada w swoich szeregach wymaganej kadry, w grę wchodzi jeszcze jedno rozwiązanie – wynajęcie firmy, która przeprowadzi spis za nią.

Outsourcing inwentaryzacji – Inwentaryzacja dokonywana przez pracowników wyspecjalizowanych firm, posiadających doświadczenie w inwentaryzowaniu różnych typów organizacji przebiega znacznie sprawniej i szybciej. Gwarantuje także dokładność i obiektywność, bowiem pracownicy zewnętrzni nie mają interesu w przekazaniu nieprawdziwych danych na temat majątku organizacji. Biegłe wykorzystanie przez nich nowoczesnych technologii w postaci specjalistycznego oprogramowania i kolektorów danych również minimalizuje czas poświęcony na spis.

Wszystko to sprawia, że nowoczesny outsourcing inwentaryzacyjny stał się alternatywą dla czasochłonnych i niewydajnych metod tradycyjnych. Nic więc dziwnego, że w obliczu takich zalet coraz więcej organizacji decyduje się powierzyć przeprowadzenie inwentaryzacji zewnętrznym specjalistom. Jak jednak wygląda taka inwentaryzacja w praktyce?

Inwentaryzacja fizyczna dokonywana jest przez zespół specjalistów na podstawie bazy danych lub ksiąg klienta. Podczas spisu wykorzystywane są procedury dostosowywane do specyfiki funkcjonowania konkretnego klienta.

Cały projekt inwentaryzacji rozpoczyna się analizą organizacji. Podczas tej analizy weryfikowane są wewnętrze procedury, zakres spisu oraz ustalany jest harmonogram. Następnie wykonawcy spisu podczas przeszkolenia zapoznają się ze specyfiką majątku i ustalonymi procedurami inwentaryzacyjnymi. Kolejnym krokiem jest przystąpienie do formalnego spisu.

Wyznaczone zespoły spisowe kolejno inwentaryzują poszczególne pola spisowe, wykorzystując terminale mobilne. Na koniec klient otrzymuje gotowy raport, dokładnie obrazujący stan majątku organizacji. Takie podejście sprawia, że spis trwa znacznie krócej, a organizacja otrzymuje uporządkowane i aktualne informacje o stanie swojego majątku.

Skorzystanie z pomocy ekspertów ( outsourcing inwentaryzacji )  eliminuje konieczność angażowania pracowników organizacji w prace podczas spisu. Pracownikom organizacji korzystającej z usługi outsourcingu pozostaje wyłącznie udział w wyjaśnianiu różnic inwentaryzacyjnych, zatem oszczędność czasu jest bardzo duża. Im większa organizacja, tym oszczędności te są większe – przykładowo, dla organizacji z wieloma oddziałami (np. banki) inwentaryzacja to ogromne przedsięwzięcie logistyczne. W opcji outsourcingowej, gdy organizacja wynajmuje firmę zewnętrzną, całą logistykę projektu przejmuje na siebie wykonawca.

Szczególnym przypadkiem są także momenty, gdy organizacja musi przeprowadzić swoją pierwszą inwentaryzację bądź w wyniku restrukturyzacji lub przejęcia organizacji potrzebne są aktualne dane dotyczące majątku lub majątek ten należy prawidłowo i trwale oznaczyć. Brak doświadczenia może być wówczas jeszcze większą przeszkodą.

Wiele organizacji skorzystało już z outsourcingu inwentaryzacyjnego świadczonego przez firmę SmartMedia. Powierzenie tego zadania doświadczonym w oznaczaniu i inwentaryzacji specjalistom pozwala nie tylko zaoszczędzić mnóstwo czasu, ale także uniknąć trudności, jakie wiązałyby się z tradycyjnym spisem z natury. Wynajęcie zewnętrznych specjalistów dokonujących inwentaryzacji pozwala uzyskać wiarygodne i obiektywne dane, a także znacznie zredukować koszty.

Outsourcing inwentaryzacji – Proces inwentaryzacji fizycznej w modelu outsourcingowym składa się z 6 etapów:

I. Analiza wstępna:

  • konsultacje na temat potrzeb klienta w zakresie inwentaryzacji fizycznej,
  • zaplanowanie prac zespołu inwentaryzacyjnego tak, aby proces zakończył się jak najszybciej, a zarazem absorbował jak najmniej czasu pracowników firmy, której inwentaryzacja dotyczy.

II. Przygotowanie elektronicznej bazy danych składników majątku oraz miejsc ich użytkowania na podstawie dokumentów klienta, np. ksiąg inwentarzowych, arkuszy spisu z natury lub plików z danymi.

III. Zaprojektowanie i wydruk etykiet z kodem kreskowym – przygotowywanie etykiet składników, miejsc użytkowania.

 IV. Spis z natury – zaewidencjonowanie majątku będącego  w posiadaniu danej organizacji według ustalonych, ściśle przestrzeganych w trakcie spisu zasad.

V.  Przesłanie informacji o odczytanych składnikach do aplikacji  (np.: STOCK):

  • porównanie danych z dotychczas prowadzoną ewidencją,
  • możliwość przesyłania informacji do aplikacji z każdego miejsca i w każdym momencie,
  • monitorowanie postępu inwentaryzacji możliwe w czasie rzeczywistym.

VI. Analiza wyników i przygotowanie raportów poinwentaryzacyjnych. W skład przygotowywanej dokumentacji wchodzą m. in.: arkusz spisu, wykaz niedoborów, nadwyżek, różnic oraz podsumowanie inwentaryzacji

Outsourcing inwentaryzacji – Zaciekawił Cię temat? Czytaj więcej w tym wpisie!

Zapytaj o demo

Ewa Ziemann

PIRXON SA
Manager ds. marketingu