Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

inwentaryzacja środków trwałych kody kreskoweinwentaryzacja środków trwałych kody kreskowe

Nowoczesne technologie w inwentaryzacji

To w jaki sposób i jaką metodą przeprowadzana jest inwentaryzacja środków trwałych w organizacji wynika z Ustawy o rachunkowości oraz z wewnętrznych instrukcji inwentaryzacyjnych. Dotyczy to zarówno częstotliwości wykonywania inwentaryzacji, sposobów jej prowadzenia, jak i wykorzystywanych rozwiązań w tym zakresie.

Inwentaryzacja środków trwałych – Choć nowe technologie otaczają nas niemal wszędzie wiele organizacji ciągle przeprowadza inwentaryzację tradycyjnie, choć są już dostępne szybsze i wygodniejsze metody korzystające z technologii automatycznej identyfikacji.

Cały proces inwentaryzacji (przede wszystkim spis z natury) można prowadzić w sposób tradycyjny. Począwszy od powołania komisji spisowej, przeprowadzenia spisu inwentarza, po jego rozliczenie. Pod pojęciem „tradycyjny” rozumiemy wykorzystanie pospolitego oznakowania środków trwałych i wyposażenia poprzez napisanie numeru inwentarzowego na danym składniku majątku. Następnie ręczne spisywanie wszystkich składników w trakcie spisu oraz opracowanie i rozliczenie tak przygotowanego materiału w postaci papierowych arkuszy spisowych. Na ogół jest to proces dość mozolny, czaso- i pracochłonny.

Problemy tradycyjnej inwentaryzacji to przede wszystkim nieczytelne numery inwentarzowe zapisane często zwykłym flamastrem na środkach trwałych lub wyposażeniu. To także pomijanie niektórych składników w trakcie spisu z natury, czy błędnie opisane składniki majątku np.: różnice w nazwie składnika w stosunku do tego co zostało zaewidencjonowane na podstawie faktury. Kluczową kwestią pozostaje jednak czas prowadzenia inwentaryzacji oraz liczba osób w nią zaangażowana.

Alternatywą dla takiego rozwiązania jest wykorzystanie w całym procesie odpowiedniego oprogramowania, połączonego z technologiami kodów kreskowych (1D) lub dwuwymiarowych (2D). Tego typu rozwiązania pozwalają na znaczną automatyzację i przyspieszenie inwentaryzacji.

Mówimy przede wszystkim o takich aspektach jak możliwość wykorzystania etykiet z kodami 1D i 2D do oznakowania składników majątku, co pozwala na ich trwałe oznaczenie, a następnie łatwe sczytywanie przy pomocy dedykowanych temu urządzeń takich jak czytniki, czy mobilne kolektory danych. Eliminuje to pomyłki związane ze złym odczytaniem numeru inwentarzowego, nie wymaga ręcznego przepisywania na specjalne arkusze spisywanych składników – jest to czynione automatycznie dzięki wykorzystaniu odpowiedniego sprzętu, jak i oprogramowania. Cały proces kończy się generowaniem odpowiednich dokumentów poinwentaryzacyjnych w dogodnych formatach. Dzięki temu proces przebiega bezbłędnie, ale przede wszystkim szybciej.

Inwentaryzacja środków trwałych

Nowoczesne technologie dają także możliwość łatwego porównania stanu rzeczywistego z zapisem księgowym, dzięki wykorzystaniu oprogramowania. Eliminuje to konieczność „ręcznego” porównywania spisanych składników z zapisami w księgach, tym samym łatwo znajdujemy nadwyżki i niedobory, dzięki czemu możemy szybciej podejmować decyzje o koniecznych dalszych działaniach z tym związanych. Oprogramowanie również automatycznie wyceni pozycje na dokumentach inwentaryzacyjnych na podstawie informacji z ewidencji.

Dużo łatwiej też, niż przy tradycyjnej metodzie, identyfikować składniki, które jeszcze nie zostały objęte inwentaryzacją

Automatyzacja takich działań wpływa na ograniczenie ilości osób, które uczestniczą w spisach z natury, a samym prowadzącym inwentaryzację znacznie ułatwia pracę. Skrócenie czasu wykonywania takich działań przekłada się także na redukcję kosztów z tym związanych – prowadzone przez nas badania wykazały, że przy wykorzystaniu odpowiedniego sprzętu i oprogramowania do zarządzania majątkiem oraz inwentaryzacji można obniżyć koszty związane z inwentaryzacją nawet o 83%. Oczywiście oszczędność jest tym większa im więcej składników majątku ma dana organizacja.

Zaciekawił Cię temat inwentaryzacji środków trwałych? Czytaj więcej w tym wpisie!

 

Zapytaj o demo

Ewa Ziemann

PIRXON SA
Manager ds. marketingu