Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

rozliczenie inwentaryzacjirozliczenie inwentaryzacji

Rozliczenie inwentaryzacji. Najczęstsze błędy i ich konsekwencje

Rozliczenie inwentaryzacji – W poniższym artykule wskazane są najczęściej popełniane błędy podczas przygotowywania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji. Dzięki zapoznaniu się ze wszystkimi szczegółami znacznie łatwiej będzie właściwie przeprowadzić inwentaryzację, co też jednocześnie zwiększy wiarygodność zasobów majątkowych, a także pozwoli uniknąć negatywnych konsekwencji, które mogłyby się pojawić podczas kontroli zewnętrznych (np. przez RIO, czy kontrole resortowe). 

Rozliczenie inwentaryzacji – Ogólne błędy występujące w inwentaryzacji mogą być podzielone na poszczególne kategorie:

  • błędy popełnione w spisie
  • podczas sprawdzania salda
  • w dokumentacji
  • weryfikacji
  • rozliczeń całości inwentaryzacji
  • w przebiegu całego spisu.

Pośród błędów szczegółowych należy wspomnieć o:

  • braku regulacji, które normują przygotowanie, przebieg i rozliczenie inwentaryzacji. Powoduje to szereg niewłaściwych działań, a także jest naruszeniem art. 10 uor, ponieważ każda jednostka musi mieć dokumentację z zakresu polityki rachunkowości.
  • błędnej wycenie składników, które podlegają inwentaryzacji
  • niewłaściwej kontroli dotyczącej przygotowań, przebiegu i rozliczenia
  • nieujmowanie arkuszy spisu z natury jako druków ścisłego zarachowania – jest z tym związane ryzyko, że nie wszystkie pozycje ujęte na arkuszach będą uwzględnione podczas rozliczania inwentaryzacji
  • niesporządzenie zestawienia składników nie posiadających kodu kreskowego (podczas sporządzania spisu z natury metodą czytnikową), wtedy spis należy uznać za niekompletny
  • niezagospodarowaniu składników – składniki nieprzydatne należy zlikwidować, składniki zlikwidowane nie mogą zostać użyte, ponieważ podczas spisu zostaną potraktowane jako nadwyżki, które należy wyjaśnić
  • nieprzygotowaniu ewidencji – nieprzygotowanie dokumentów w związku z wydarzeniami, które miały już miejsce, przyczyni się do powstania rozbieżności między ewidencją, a wynikami spisu
  • niewłaściwego ujmowania różnic inwentaryzacyjnych
  • dokonywanie spisu  bez udziału osób odpowiedzialnych materialnie, a także bez udziału zespołów spisowych
  • brak oświadczeń osób odpowiedzialnych materialne – osoba odpowiedzialna przed rozpoczęciem wpisu powinna podpisać oświadczenie wstępne informujące o tym, że pola spisowe i składniki są przygotowane do spisu, a po ukończeniu spisu oświadczenie spisu o tym, że składniki są spisane i osoba odpowiedzialna nie posiada zastrzeżeń
  • nieprzygotowane pola spisowe – brak osób odpowiedzialnych jest powodem, iż pojawia się większa liczba niedoborów
  • niedokonanie oceny przydatności składników, które podlegają inwentaryzacji
  • niezachowanie ujętych w ustawie terminów inwentaryzacji;

Wiele osób podczas przeprowadzania spisu tworzy nieprawidłowe arkusze, a także popełnia pomyłki podczas wprowadzania korekt. Przed rozpoczęciem pracy nie warto przeprowadzać testów, czy prób, znacznie lepiej zapoznać się z ustawą o rachunkowości. Znajdują się tam techniczne i prawne warunki inwentaryzacji i to może też z pewnością umożliwić uniknięcie wszystkich powszechnych błędów. Należy wziąć pod uwagę, że jeśli inwentaryzacja zawiera dużo błędów, nie posiada większej wartości. W takiej sytuacji niewiele mówi o stanie firmy, a także o tym jakie są pasywa i aktywa.

Rozliczenie inwentaryzacji – wady

Główne wady, które wynikają z przeprowadzenia inwentaryzacji nie są związane tylko z obowiązkiem systematyczności, ale też z kosztami finansowymi i czasowymi. Najbardziej czasochłonną metodą jest ręczna metoda spisu. Polega na wykorzystaniu do liczenia kartek papieru lub gotowych formularzy. Związana jest z tym duża czasochłonność, możliwość znużenia, a także znaczne ryzyko wystąpienia błędów. Można ich ilość zminimalizować poprzez wspomaganie się nowoczesnymi urządzeniami elektronicznymi i kodami kreskowymi lub tagami RFID.

Ranga inwentaryzacji jest bardzo często pomijana. Jest to związane zazwyczaj z niedoinformowaniem o stopniu odpowiedzialności i konsekwencjach, które są związane z nierzetelnym i nieterminowym jej przeprowadzeniem. Kierownik jednostki ponosi wszelką odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków, również podczas nadzoru, także w sytuacji, gdy powierzone obowiązki (z wyłączeniem odpowiedzialności) zostaną powierzone innej osobie za zgodą kierownika. Jest to ujęte w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Jeśli kierownik i osoba odpowiedzialna zaniecha przeprowadzenia inwentaryzacji lub też przeprowadzi ją w sposób niezgodny z przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości ponosi odpowiedzialność z powodu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Tę informację można znaleźć w art. 18 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Rozliczenie inwentaryzacji- Zaciekawił Cię temat inwentaryzacji środków trwałych? Czytaj więcej w tym wpisie!

Zapytaj o demo

Ola Pruchniak

PIRXON SA
Specjalista ds. marketingu