Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

Inwentaryzacja środków trwałychInwentaryzacja środków trwałych

Inwentaryzacja środków trwałych zakupionych z dotacji

Inwentaryzacja środków trwałych – Zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. podatnik ma obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku, do których należą środki trwałe na ostatni dzień roku obrotowego.

Jeśli chodzi o nieruchomości, inwestycje, maszyny i urządzenia, które są zaliczane do środków trwałych, termin i częstotliwość inwentaryzacji są uważane za dotrzymane jeśli inwentaryzacja jest przeprowadzana raz w ciągu czterech lat. Inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest zazwyczaj za pomocą spisu z natury.

Od dnia 1 maja 2014 roku istnieje możliwość nabycia środków trwałych ze środków pochodzących z dotacji z Unii Europejskiej. W tej sytuacji konieczne jest oprócz prowadzenia księgi inwentarzowej, w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości, również zadbanie o odpowiednią dokumentację związaną z koniecznością prawidłowego rozliczenia dotacji.

Należy pamiętać o tym, iż otrzymanie dotacji w żaden sposób nie wpływa na wartość początkową środka trwałego. Podczas dokonywania zakupu środka trwałego wartość początkowa to cena nabycia. Wedle §29 ust. 1 podatnik powinien wyceniać materiały i towary, które ujmuje się w spisie z natury bazując na cenach zakupu lub cenach nabycia (lub wedle cen rynkowych podczas sporządzania spisu) jeśli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Trzeba zwrócić uwagę na wysokość oferowanych cen przedmiotów, ponieważ obowiązkiem jest realizowanie projektu z wymaganą rzetelnością, więc zakup używanych środków trwałych należy traktować ze szczególną uwagą.

Przedsiębiorcy mają obowiązek promocji projektu w oparciu o zapisy art. 8 i 9 Rozporządzenia Komisji /WE/ nr 1828/2006. Niezwykle istotnym aspektem jest weryfikacja oznaczeń wymaganych przez UE podczas spisu. Oznaczenia pełnią funkcję informacyjną, tzn. beneficjent musi dołożyć wszelkich starań, by upowszechnić informację. Polega to m.in. na tym, iż na pozyskanych środkach trwałych znajdują się wymagane logotypy, wskazane jest miejsce realizacji projektu, strona www, a także są przygotowane wszelkie materiały promocyjne. Dodatkowo sprzęt kupiony z dotacji powinien zostać oznakowany za pomocą plakietek, które są uzupełnione o właściwe dane. Trwałe naklejki z umieszczonymi na nich logotypami są niezbędne, do znakowania można użyć też graweru, na którym będą widnieć logotypy i wszelkie informacje wymagane przez rozporządzenie. Wszelkie oznaczenia muszą być stosowane w taki sposób, aby nie zaistniały wątpliwości, że projekt został współfinansowany ze środków unijnych.

Inwentaryzacja środków trwałych – jak usprawnić proces?

Mając na uwadze przyszłe inwentaryzacje warto uzupełnić etykiety o kody kreskowe, które będą znaczącym ułatwieniem podczas przeprowadzania spisu.

Otrzymana dotacja podlega kontroli, dlatego warto przeprowadzić dodatkową .  środków trwałych zakupionych z dotacji, by przy jej okazji zweryfikować prawidłowość wcześniej wykonanych czynności. Należy wtedy zweryfikować także dokumentację środków trwałych, która jest również sprawdzana podczas kontroli. Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych pochodzących z dotacji to przede wszystkim weryfikacja dokumentacji.

Trzeba uważać również podczas rozliczania inwentaryzacji, gdyż zdjęcie brakujących składników (niedoborów) ze stanu, bez zwrócenia uwagi na okres trwałości projektu, może mieć konsekwencje w rozliczeniu projektu.

W przypadku, gdy beneficjent otrzyma informacje o terminie kontroli jest zobowiązany do przygotowania kompletu dokumentów posiadanych w oryginale. Także tych ujętych w systemie komputerowym, które dotyczą finansowego aspektu projektu. Dodatkowo organ kontrolny musi mieć zapewniony całkowity dostęp do lokalizacji, w których znajdują się zakupione środki trwałe. Podczas przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych pochodzących z dotacji należy znać obowiązki i umiejętnie koordynować działania związane z realizacją inwestycji. W celu ułatwienia realizacji projektu można wyznaczyć osobę odpowiedzialną za rzetelność dokumentacji. Należy też pamiętać o konieczności gromadzenia i przechowywania dokumentacji co najmniej przez okres trwałości projektu.

Oprócz dotacji pochodzących z Unii Europejskiej istnieją jeszcze dotacje np. z Urzędu Pracy na utworzenie stanowiska. Przy większych projektach dodatkowa inwentaryzacja środków trwałych również może być przydatna w celu weryfikacji zakupionych środków trwałych.

Inwentaryzacja środków trwałych i usprawnienia tego procesu. Czytaj więcej w tym wpisie!

Zapytaj o demo

Natalia Szałko

PIRXON SA
Specjalista ds. marketingu