Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

Inwentaryzacja procesy reguły i zasadyInwentaryzacja procesy reguły i zasady

Inwentaryzacja – procedury, regulaminy, dokumenty

Inwentaryzacja – Bardzo ważnym etapem w procesie inwentaryzacji jest odpowiednie przygotowanie organizacji do jej przeprowadzenia oraz zaplanowanie prac. W przypadku instytucji, czy firmy mówimy o stworzeniu i wdrożeniu odpowiednich procedur, regulaminów i innych dokumentów, które będę pomocne w prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji.

Z przeprowadzonych przez zespół specjalistów SmartMedia badań wynika, że odpowiednie przygotowanie organizacji do spisu pozwala ograniczyć czas przeznaczony na inwentaryzację nawet o 50%. Jakie czynności należy wykonać, aby nie zakłócić funkcjonowania organizacji?

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy wziąć pod uwagę zarówno kwestie prawne regulujące ten obszar, jak i przygotować wewnętrznie samą organizację. Należy przeszkolić odpowiednich pracowników oraz przygotować wszelkie niezbędne dokumenty.

Inwentaryzacja – Ogólne założenia i obowiązki

związane z inwentaryzacją uwzględnione są we wspomnianej już ustawie o rachunkowości i należy się z nimi zapoznać jeszcze przed przystąpieniem do prac inwentaryzacyjnych.

Niemniej zapisy w ustawie są bardzo ogólne, dlatego w każdej organizacji powinna być przygotowana i wdrożona co najmniej polityka rachunkowości, uwzględniająca dopuszczone ustawami m.in. stosowane zasady wyceny aktywów i pasywów czy reguły znakowania i kwalifikowania majątku. Wspomniana polityka powinna opisywać szczegółowo sposób prowadzenia ewidencji i inwentaryzacji. Organizacja musi zatem określić, czy procesy prowadzone będą w sposób tradycyjny na papierze, czy też z wykorzystaniem nowoczesnego systemu do zarządzania majątkiem. W tym drugim przypadku dokument musi zawierać konkretne zapisy o tym, że składniki nie są opisywane ręcznie, a znakowane trwałą etykietą z kodem kreskowym.

Inwentaryzacja – Drugim ważnym dokumentem, który powinien funkcjonować w organizacji jest instrukcja inwentaryzacyjna, czyli procedura zawierająca szczegóły dotyczące zasad przeprowadzania inwentaryzacji. Mimo, iż ustawa o rachunkowości nie nakłada na organizacje obowiązku jej posiadania, instrukcja stanowi uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości i wprowadza ład do wykonywanych działań.

Instrukcja inwentaryzacyjna z reguły opisuje szczegóły związane z przygotowaniem, przebiegiem oraz rozliczeniem inwentaryzacji. Jej obszerność zależy od specyfiki, rodzaju i wielkości prowadzonej działalności oraz rodzaju majątku, którym organizacja dysponuje. Instrukcja powinna zawierać następujące elementy:

  • cel i istotę inwentaryzacji,
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy,
  • formy i metody inwentaryzacji,
  • terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji,
  • etapy inwentaryzacji,
  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności,
  • powołanie i określenie zadań komisji inwentaryzacyjnej,
  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów,
  • uproszczenia inwentaryzacji stosowane w organizacji,
  • zasady ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Wymienione powyżej dokumenty wewnętrzne w zakresie organizacji inwentaryzacji powinny być zatwierdzone przez kierownika jednostki i wydane w formie dokumentu.

Jeżeli organizacja zdecyduje się zarządzać majątkiem z wykorzystaniem narzędzi IT, ważnym aspektem jest weryfikacja, czy oprogramowanie jest zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa.

Zaciekawił Cię temat inwentaryzacji środków trwałych? Czytaj więcej w tym wpisie!

Zapytaj o demo

Ewa Ziemann

PIRXON SA
Manager ds. marketingu