Poruszając temat inwentaryzacji nie sposób nie dotknąć kwestii sprzętu. Automatyzacja stała się naszą codziennością, a na rynku możemy znaleźć całkiem spory wybór urządzeń mobilno-skanujących. Różnią się parametrami technicznymi, wielkością, kształtem i kolorem. Nasuwa się pytanie co powinniśmy wybrać, aby nasz nowy sprzęt faktycznie ułatwiał nam pracę zamiast komplikować sytuację?
Outsourcing inwentaryzacji
Zakłócenia w pracy, błędy, demotywacja i sporo zmarnowanego czasu – tak zazwyczaj wyglądają okresowe inwentaryzacje. Aby uniknąć tych problemów, organizacje coraz częściej decydują się powierzyć to zadanie specjalistom z zewnątrz.
Większość organizacji przeprowadza inwentaryzację swoimi wewnętrznymi siłami. Jeżeli jednak organizacja nie może pozwolić sobie na oddelegowanie pracowników do przeprowadzenia spisu lub nie posiada w swoich szeregach wymaganej kadry, w grę wchodzi jeszcze jedno rozwiązanie – wynajęcie firmy, która przeprowadzi spis za nią.
Na co zwrócić uwagę przy używaniu etykiet z kodami kreskowymi?
Stosowanie kodów kreskowych pozwala na bezbłędną i szybką identyfikację przedmiotów. Spisu można dokonywać przy użyciu czytnika kodów kreskowych lub też za pomocą kolektora danych. Te urządzenia mogą być wykorzystywane, gdy na towarach oraz środkach trwałych, a także w ewidencji znajdują się kody kreskowe. Stosowanie automatycznej identyfikacji wielokrotnie skraca czas, który jest potrzebny do przeprowadzenia spisu. Ma to bezpośrednie przełożenie na koszty, ponieważ wyznacza się wtedy mniejszą liczbę osób do przeprowadzenia inwentaryzacji, można szybciej eliminować błędy, czy też częściej przeprowadzać kontrolę (m.in. stanu wyposażenia).
Spis z natury
Po prawidłowo przeprowadzonych działaniach przygotowawczych, prowadzenie spisu i inwentaryzacji opiera się na wykonaniu krok po kroku wszystkich czynności opisanych w dokumencie instrukcji inwentaryzacyjnej.
Nowoczesne technologie w inwentaryzacji
To w jaki sposób i jaką metodą przeprowadzana jest inwentaryzacja środków trwałych w organizacji wynika z Ustawy o rachunkowości oraz z wewnętrznych instrukcji inwentaryzacyjnych. Dotyczy to zarówno częstotliwości wykonywania inwentaryzacji, sposobów jej prowadzenia, jak i wykorzystywanych rozwiązań w tym zakresie.
Choć nowe technologie otaczają nas niemal wszędzie wiele organizacji ciągle przeprowadza inwentaryzację tradycyjnie, choć są już dostępne szybsze i wygodniejsze metody korzystające z technologii automatycznej identyfikacji.