Category : Case study

4cze
robot2.2827aaef47596ed147facd864ab704e3Zautomatyzuj ewidencję środków trwałych

Zautomatyzuj ewidencję środków trwałych

Czy codzienność oznacza rutynę?

Niektórzy z nas borykają się ze powszedniością każdego dnia polegającą na wykonywaniu powtarzających się czynności za którymi nie zawsze przepadamy.

Do jednej z takich prac ewidentnie należy okresowe wprowadzanie składników majątku do ewidencji. Nawet posiadanie najlepszego i najdroższego oprogramowania nie zmieni tego, że za każdym razem, gdy trafia na nasze biurko faktura VAT musimy taki program otworzyć, wejść w odpowiednie zakładki i wprowadzić dane pamiętając o uzupełnieniu wszystkich pól poprawnie. Taki szablon działania  może się powtarzać  nawet kilka razy dziennie. Można jeszcze zaakceptować jeżeli takie zadanie wykonujemy w jednym programie, a co gdy musimy dodatkowo do odpowiedniego Excela wprowadzić jeszcze wartości, do Worda dane odnośnie amortyzacji i jeszcze na koniec miesiąca wszystko „ubrać” w zestawienie i przesłać do kierowników. Działania kumulują się, a jeszcze mamy do wykonania inne, niezrealizowane zadania, a czas ich rozliczenia z przełożonym zbliża się bezlitośnie. Zniechęcenie sytuacją rośnie w sposób zatrważający.

Co jeśli można zmienić powtarzający się schemat działania?

Coś co kiedyś wyglądało na niemożliwe staje się możliwe i szturmuje rynki nie tylko zagraniczne, ale również nasz polski. Zmiana o której wspominam to pisanie odpowiednich robotów, które wykonają za nas czynności, które systematycznie powtarzamy. Spytacie pewnie, „jeżeli ja tego nie będę wykonywać to będę niepotrzebna/y i mnie zwolnią”, nic bardziej błędnego…

Pomyślmy ile firma zyska, w momencie kiedy pracownik będzie miał czas na wykonywanie kreatywnych zadań oraz zacznie oddawać zadania w zaplanowanym czasie. Ile Wy na tym zyskacie w momencie kiedy będziecie mogli pójść do firmy z większą radością i motywacją do działania.

Roboty rozwiązaniem naszych rutynowych działań

Coś co kiedyś wydawało się tylko fantastyczną opowieścią jest już możliwe w tym momencie. Takie rozwiązanie nazywa się fachowo RPA (Robotic Process Automation). Takie rozwiązanie pozwala napisać „robota”, który wykona czynności podane w powyższym przykładzie bez trudu. Wystarczy zeskanować fakturę, a odpowiedni program odczyta dane z faktury i wprowadzi wszystkie dane potrzebne w odpowiednie miejsca i…nie pomyli się. Taki robot może pracować 24/7.

Najfajniejsze jest to, że jest to jeden z wielu przykładów, gdzie takie roboty można zastosować. Mogą one pracować w każdej branży i na wielu stanowiskach. To co nas ogranicza w ich użyciu to… nasza wyobraźnia 🙂

To co? Gotowi na rewolucję w Waszym codziennym życiu?

Jeśli zainteresował Cię temat robotów RPA (Robotic Process Automation) to więcej możesz poczytać o nich na firmowym blogu naszej nowej marki Pirxon

http://pirxon.com/pl/blog/

Jeśli  macie pytania, sugestie lub inny pogląd widzenia podzielcie się z nami w komentarzach.

Zapytaj o demo

Katarzyna Simeonidis

PIRXON SA
Junior Product Manager
Read More
12sty

Case study: Barlinek

Firma posługiwała się systemem IFS, który zarządzał środkami trwałymi i stanami magazynowymi — jednak nieefektywnie. Zarządzanie odbywało się ręcznie z wykorzystaniem programu Excel oraz dodatkowych aplikacji. System magazynowy wymagał automatyzacji.
 

Analiza przedwdrożeniowa

Wykonana przez SmartMedia analiza przedwdrożeniowa wykazała, że magazyn wydając narzędzia i materiały eksploatacyjne (takie jak wysokiej wartości wiertła diamentowe) tracił nad nimi kontrolę. Narzędzia podlegały różnym procesom (naprawa, kalibracja, ostrzenie), przebywały drogę poza zakładem pracy, generowały dodatkowe koszta oraz dodatkową pracę biurową (karty pracownicze, karty wydziałowe, papierowe przepustki).
Ruch narzędzi wewnątrz i poza firmą nie był kontrolowany i nadzorowany. Klient nie był w stanie przeanalizować kosztów operacyjnych.

 

Zakres wdrożenia obejmował:

  • instalację systemu STOCK w 4 wersjach językowych: polska, ukraińska, rumuńska i rosyjska;
  • dostarczenie sprzętu;
  • wprowadzenie dodatkowych zmian w systemie STOCK, integracja z wewnętrznymi systemami i programami;
  • szkolenie w dwóch lokalizacjach;
  • integrację z systemem IFS (środki trwałe i stany magazynowe), Active Directory (użytkownicy i słownik osób odpowiedzialnych) oraz TETA (słownik osób odpowiedzialnych);
  • całkowite zastąpienie aplikacji EWI używanej przez informatyków do zarządzanie sprzętem IT oraz plików zarządzanych w programach Excel/Word przez system STOCK;
  • organizację wypożyczania oraz wydawania narzędzi i materiałów eksploatacyjnych przez konkretnych pracowników i działy;
  • wykorzystanie naklejonych już wcześniej kodów kreskowych — inwentaryzacje w oddziałach zagranicznych (Ukraina i Rumunia) zostały przeprowadzone o wiele szybciej (nawet przed zakończeniem wszystkich prac wdrożeniowych).

 

Zapytaj o demo Read More
27wrz

Case study: Polpharma

Nadrzędnym systemem w tej firmie jest system Oracle. STOCK stanowi uzupełnienie obecnego systemu. Dzięki instalacji systemu STOCK dział inwentaryzacji został zredukowany (z 3 osób do 1 osoby). Jednocześnie proces inwentaryzacji został mocno uszczelniony i jest bardziej efektywny — inwentaryzacja wykazała około 10 tysięcy niedoborów.
 

Zakres wdrożenia obejmował:

  • instalacja;
  • szkolenie;
  • przeniesienie danych;
  • integracja z systemem Oracle;
  • oznakowanie i inwentaryzacja 30 tys. sztuk majątku.

 

Informacja od Klienta:

Przed zainstalowaniem oprogramowania STOCK, inwentaryzacje były wykonywane w dużej części ręcznie, obieg dokumentów był papierowy, co generowało dodatkowe koszty, zajmowało czas pracowników i było obarczone możliwością występowania błędów.
Jak to wyglądało w praktyce? Komisja spisywała ręcznie każdy produkt na papierowym arkuszu, po czym dane były ręcznie wprowadzane do systemu.


 

Inwentaryzacja przed wdrożeniem systemu STOCK:

  • więcej błędów przy spisie;
  • czasochłonność i potrzeba dużych zasobów ludzkich;
  • dużo pracy i czasu w działach księgowości na rozliczenie inwentaryzacji.

Po zainstalowaniu systemu STOCK inwentaryzacja polega na oznakowaniu ewentualnych nieoznakowanych pozycji bądź zastąpieniu zniszczonych kodów nowymi. Następnie produkty są skanowane przy użyciu kolektorów przenośnych, a sczytane dane trafiają bezpośrednio do systemu STOCK, który generuje raport.
 

PRZED

  • Liczba komisji przed wprowadzeniem systemu STOCK: tylko środki trwałe 25 komisji po 2 osoby = 50 osób
  • Liczba osób zaangażowanych w rozliczenie przed systemem STOCK: 2 osoby
  • Czas trwania spisu i rozliczenie przed systemem STOCK: miesiąc spisu, 3 miesiące rozliczenia lub dłużej

PO

  • Liczba komisji po wprowadzeniu systemu STOCK: 5 osób
  • Liczba osób zaangażowanych w rozliczenie: 1 osoba
  • Czas trwania spisu i rozliczenie: miesiąc spisu, miesiąc rozliczenia

 

Podsumowując:

130 000 zł netto – tyle kosztowało oznakowanie i zinwentaryzowanie majątku.
70 000 zł netto – tyle kosztował STOCK ze sprzętem, integracją i usługami dodatkowymi.
Spis wykonywany przy pomocy 45 osób mniej: 3 000 zł brutto x 45 osób = 135 000 zł.
Rozliczenie przy pomocy 1 osoby mniej oraz 2 miesiące szybciej: 2 miesiące x 5 000 zł brutto + 3 miesiące x 5000 brutto = 25 000 zł.
Dzięki oprogramowaniu STOCK klient na jednej inwentaryzacji oszczędza 160 000 zł.

 

Zapytaj o demo Read More