Blog

Szkolenie dla klientów AssetsNinja pt. AssetsNinja (STOCK) – Wygodna ewidencja i szybka inwentaryzacja

AssetsNinja Artykuł Dariusz KąkolAssetsNinja Artykuł Dariusz Kąkol

Kilka zagadnień z budowy biznesu z majątkiem w tle

Świadomość użytkowników związana z zarządzaniem składnikami majątku przedsiębiorstwa jest dziedziną, która historycznie rzecz ujmując rozwija się z dwóch kierunków, określających potrzeby użytkowników. Kierunki te to:

  1. Zarządzanie środkami trwałymi, które nastawione jest głównie na aspekty finansowe, związane z ich dekretacją i amortyzacją, i które wspierane jest przez systemy finansowe ERP
  2. Zarządzanie pracami utrzymaniowymi i serwisowymi parku maszynowego z wykorzystaniem systemów CMMS (Computerised Maintenance Management System)

O ile obszary procesów obejmowanych przez ERP i CMMS są metodycznie dojrzałe i zinformatyzowane przez przedsiębiorstwa (ERP przez finansistów, CMMS przez służby utrzymania ruchu), o tyle obszar, który można określić jako pozostały (określany często jako obszar procesów pomocniczych dla składników ewidencjonowanych w ERP i CMMS oraz odnoszący się do składników tam nieewidencjonowanych tj., aktywów niskocennych oraz majątku obcego użytkowanego przez przedsiębiorstwo) już nie koniecznie.  Różne są tego przyczyny. Główne to: niska inteligencja finansowa przedsiębiorstwa odnosząca się do tego obszaru zarządzania majątkiem, który można określić jako Facility Management lub Enterprise Asset Management oraz często, niska pozycja osób odpowiedzialnych za ten majątek w organizacji.

AssetsNinja Artykuł Dariusz Kąkol

Rys. 1 Schemat pokrycia wymaganych procesów w odniesieniu do zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa

Następstwem tego stanu rzeczy jest zaniedbywanie tego obszaru działalności biznesowej, co prowadzi do zarządzania nim w sposób chaotyczny i przypadkowy, w skrajnym wypadku do braku jakiegokolwiek zarządzania procesowego składnikami majątku przedsiębiorstwa. Takie podejście generuje straty finansowe bezpośrednie i pośrednie związane z nabywaniem i utrzymaniem tego majątku. Przykładem takich strat są:

  1. zdublowane wydatki na zakupy składników majątku posiadanych przez organizację, ale niedostępnych dla osób ich potrzebujących, ponieważ nie wiedzą o ich istnieniu
  2. koszty utraconych korzyści w przypadku utrudnionego dostępu w wymaganym czasie i zakresie do posiadanych przez organizację składników. Osoby potrzebujące często nie wiedzą, gdzie te składniki są i kto je ma w posiadaniu. Przekłada się to na opóźnienie prac lub na obniżenie konkurencyjności przedsiębiorstwa
  3. utracone korzyści z tytułu posiadania składników zbędnych w organizacji, które mogłyby być sprzedane lub oddane nieodpłatnie w ramach promocji i budowania marki i reputacji przedsiębiorstwa na rynku.
  4. koszty magazynowania zbędnych składników majątku, które powinny być zlikwidowane i przekazane do utylizacji.
  5. koszty czasowe i osobowe związane z inwentaryzacją (spis z natury, rozliczenie ilościowe i wartościowe całości majątku) znacznie przewyższające wartości, które mogą być uzyskane w sytuacji sprawnie zarządzanego obszaru zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa.

Przykłady przytoczone powyżej to nie wszystko. Dodatkowym, skrajnie negatywnym elementem tych zaniedbań jest brak świadomości jaką wartość biznesową może i powinien generować majątek.

Takie podejście buduje kulturę braku odpowiedzialności i stwarza silne podstawy wspierające rozwój suboptymalizacji i budowania silosów w organizacji.

Czy można coś z tym zrobić? Oczywiście!

Pierwszym krokiem na drodze poprawy jest budowa świadomości potrzeby zarządzania tym obszarem przez Zarząd i kierownictwo firmy. Wsparcie dla tych działań daje implementacja zaleceń wynikających z międzynarodowej normy ISO 55000 „Asset management — Overview, principles and terminology”. Norma zaleca, aby na bazie celów strategicznych przedsiębiorstwa, zdefiniować potrzeby w obszarze aktywów i sposobów ich użycia na rzecz realizacji tych celów. Służą temu polityki zarządzania majątkiem, jak również szczegółowe instrukcje i zasady np. inwentaryzacji.

W drugim kroku należy wdrożyć odpowiednią infrastrukturę, która pozwoli zbudować rzetelne podstawy gwarantujące wysoką skuteczność wdrożenia tych polityk i instrukcji w praktyce operacyjnej przedsiębiorstwa. Wymaganym elementem tej infrastruktury jest wdrożenie systemu informacyjnego i informatycznego, w którym te wymagania będą zmapowane i zaimplementowane, tak by w normalnej pracy przedsiębiorstwa automatycznie były realizowane. Dotyczy to min. operacji nabycia i identyfikacji składników, nadzoru i ich utrzymania, ewidencjonowania przesunięć np. pomiędzy użytkownikami czy pomiaru kosztów związanych z użytkowaniem i likwidacją składników. Warto w tym momencie wesprzeć się firmami wyspecjalizowanymi w tym zakresie i wspólnie z nimi dokonać analizy procesów bieżących i przyszłych przedsiębiorstwa na rzecz właściwego wdrożenia systemu organizującego zarządzanie majątkiem oraz budowy solidnych podstaw do wdrożenia systemu informatycznego klasy Facility Management\EAM, wspierającego zarządzanie tymi procesami.

O autorze: 
Dariusz Kąkol – Menadżer i konsultant ds. rozwiązań informatycznych automatyzujących pracę biznesu. Pracował w projektach wdrożeniowych systemów ERP, GIS, EAM. Obecnie Pełnomocnik Zarządu firmy Pirxon, specjalizujący się w robotyzacji procesów i automatyzacji zarządzania majątkiem firm i instytucji publicznych.

Żródło: infor.pl

Zapytaj o demo